Charte de protection des données

Article 1 – Déclaration de protection de la vie privée

LG attache une grande importance à la protection de la vie privée.

LG s’engage à respecter la confidentialité de l’ensemble des renseignements personnels que nous collectons. Nous collectons et traitons vos données personnelles conformément à la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel (« Loi vie privée ») et le Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« Règlement » ou « RGPD »).

Par le présent document, nous vous communiquons les données à caractère personnel que nous traitons pour vous et quelles sont les finalités de leur traitement.

Article 2 – Responsable du traitement et données collectées

2.1. Le responsable du traitement

LG est le responsable du traitement et détermine les données personnelles qui sont collectées, les finalités et les moyens du traitement.

2.2. Le(s) sous-traitant(s)

LG est libre de faire appel à des sous-traitants. Le sous-traitant est la personne physique ou morale qui traite vos données personnelles à la demande et pour le compte du responsable du traitement. Le sous-traitant est tenu d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos données et agit toujours sur instruction de responsable du traitement.

2.3. Vos données personnelles

Les informations collectées sont de différentes natures :

• Informations d’identification directes, au sens large, telles que le nom, prénom, date de naissance, photo, statut civil, adresse, numéro national, numéro de téléphone, adresse email, adresse IP,
• Informations d’identification indirectes, au sens large, telles que la situation matrimoniale, patrimoine, dettes et emprunts, numéro de compte bancaire, diplôme, dépenses, produits, abonnements, lieux fréquentés, marque de voiture, montant du loyer, hobby,
• Informations relatives à l’entreprise et activité professionnelle, au sens large, telles que numéro BCE, TVA, données bancaires, fonction, données des associés et/ou partenaires de l’entreprise, bénéfices, numéro Onss, partenaires clefs, business model, noms des clients,

Vos données sont collectées via différents canaux :

• Via Courriels et courrier ;
• Via Téléphone et sms ;
• En rendez-vous ;
• Via votre Carte ID ;
• Via MyMinFin, Tax On Web, Banque National de Belgique et tout autre outil mis à disposition par les administrations fiscales belges et étrangères ;
• Via vos pièces comptables transmises et tout autre document administratif collecté en vue de réaliser notre Mandat et/ou nos Missions ;
• Via vos secrétariats sociaux et guichet d’entreprise ;
• Via vos autres conseils, anciens et actuels, tels que votre Avocat, Notaire, Assureur, Banquier,
• Via vos sous-traitants, vos fournisseurs, vos partenaires et/ou vos clients

Plusieurs données à caractère personnel sont également collectées indirectement. Il peut s’agir ici de données publiques qui sont soumises à une obligation de publication (cf. nominations) ou de données qui ont été rendues publiques par la personne concernée (cf. publication sur un site web). Ces données à caractère personnel accessibles publiquement peuvent être enregistrées le cas échéant. Une présomption de consentement s’applique en effet, puisqu’elles ont été rendues publiques expressément.

Nous ne collectons aucune donnée sensible[1] sans consentement supplémentaire.

Les données collectées sont conservées dans un environnement sécurisé, composé des éléments ci-dessous :

• Notre cloud dont le fournisseur est Amazon Web Services
• Notre unité d’établissement LG : réseaux informatiques du cabinet au cabinet & armoires de rangement au
• Les logiciels, programmes & cloud comptables professionnels types : Winbooks, Fid Manager, Yuki, Kluwer, etc.
• Back up de sécurité physique conservée en sous-sol, à Bruxelles.

Seuls les membres de LG sont autorisés à consulter et utiliser vos données personnelles dans le cadre de notre Mandat et/ou Missions.

La Backup de sécurité n’est accessible qu’aux Partners du Cabinet en cas de force majeure. (Incendie du cabinet, piratage du réseaux, explosion terroriste, etc)

La sécurité des données est garantie par l’utilisation des technologies/moyens suivants :

• Antivirus,
• Mot de passe et login d’accès,
• Firewall,
• Licences professionnelles,
• Alarmes,
• Serrures sécurisées,
• Procédures de sécurité IT internes,
• Caméras, etc.

Ces données (ainsi que celles fournies par le passé) ne peuvent être traitées qu’avec votre consentement. Par la présente, vous nous confirmez expressément votre accord.

En outre, nous utilisons des cookies en vue de reconnaître l’utilisateur et de lui offrir une expérience d’utilisation personnalisée, de mémoriser ses choix techniques (par exemple une langue), de détecter et corriger les éventuelles erreurs présentes sur le Site. Pour plus d’informations sur l’utilisation que nous faisons des cookies, nous vous invitons à consulter notre Politique des cookies.

Article 3 – Finalité et transmission des données collectées

3.1. Finalités

Vos données personnelles sont traitées pour les finalités spécifiques visées dans notre lettre de Missions et/ou dans Mandat.

Ainsi, en fonction de la situation concrète, vos données seront utilisées pour les finalités suivantes :

• Pour pouvoir exécuter correctement le contrat à conclure et pouvoir garantir les prestations décrites dans le contrat ;
• Pour satisfaire aux exigences légales ;
• Dans le cadre de la gestion relationnelle et de la gestion des dossiers clients ;
• Dans le cadre du marketing direct, pour pouvoir envoyer des informations aux fins suivantes : informer les clients sur d’éventuels services additionnels
• Sur base de notre intérêt légitime pour l’envoi d’informations et de newsletters à nos clients.

3.2. Transmission

Vos données sont confidentielles. Elles ne sont ni vendues, ni louées à aucune personne/instance/société extérieure à LG.

Néanmoins, dans le cadre de notre Mandat et/ou de nos Mission(s), les données sont susceptibles d’être transmises à des tiers (administration fiscale, sous-traitant, fournisseurs, clients, secrétariats sociaux, caisse d’assurance sociale, banquier, assureur, etc).

LG est un cabinet de comptables-fiscalistes agréés et soumis à un code de déontologie dont fait partie le secret professionnel.

Vos données peuvent être traitées dans les pays de l’espace économique européen. En cas de transmission en dehors de l’espace économique européen, nous nous engageons à transmettre vos données dans un pays ayant le même niveau de protection en matière de traitement de données personnelles. Nous nous basons sur la liste rédigée par la Commission européenne.

Dans ce cas, LG, en tant que responsable du traitement, prendra les mesures de protection appropriées au moyen de clauses contractuelles standard relatives à la protection des données adoptées par la Commission européenne conformément à l’article 46.2 du RGPD.

Article 4 – Durée de conservation des données

Les données collectées sont conservées pour une durée de 10 ans à compter de la fin de notre Mandat et/ou de nos Missions (« dossier permanent ») et ce, en conformité avec les différentes législations en vigueur telle que par exemple la loi anti-blanchiment ou encore, le code de déontologie de notre Institut en tant que Professionnel du Chiffre.

Article 5 – Vos droits

Dès que vous mandatez LG pour un Mandat et/ou plusieurs Missions, nous enregistrons un grand nombre de vos données personnelles.

Vous disposez des droits suivants en rapport avec collecte :

5.1. Garantie d’un traitement loyal et licite

Vos données personnelles sont toujours traitées conformément aux fins légitimes explicitées au point 3. Elles sont collectées et traitées de manière adéquate, pertinente et non-excessive, et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies.

5.2. Droit d’accès

Si vous êtes en mesure de prouver votre identité, vous avez le droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données. Ainsi vous avez le droit de connaître les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les catégories de destinataires auxquelles les données sont transmises, les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation des données, et les droits que vous pouvez exercer sur vos données.

5.3. Droit de rectification

Vous avez le droit de rectifier vos données si elles sont inexactes ou les compléter si elles sont incomplètes.

5.4. Droit à l’oubli (Droit à l’effacement)

Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles dans les hypothèses suivantes :

• Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités ;
• Vous retirez votre consentement au traitement et il n’existe pas d’autre fondement légal au traitement;
• Vous avez valablement exercé votre droit d’opposition ;
• Vos données ont fait l’objet d’un traitement illégal ;
• Vos données doivent être supprimées pour respecter une obligation légale.

5.5. Droit de limitation de traitement

Par l’exercice de ce droit, vous pouvez demander une limitation du traitement lorsque des erreurs apparaissent et qu’une demande de correction est en cours ou si vous estimez qu’une irrégularité est survenue. Cela signifie que vos données à caractère personnel pourront exclusivement être traitées moyennant votre consentement. Cela ne touche pas le simple enregistrement des données à caractère personnel, ni leur traitement éventuel dans le cadre d’une procédure judiciaire, visant à la protection de personnes physiques ou morales ou pour des motifs importants d’intérêt général.

5.6. Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct, de profilage ou aux fins de l’intérêt légitime du responsable du traitement. LG cessera le traitement de vos données personnelles, à moins qu’elle ne parvienne à démontrer qu’il existe des motifs légitimes impérieux en faveur du traitement qui prévalent sur votre droit d’opposition.

5.7. Droit à la portabilité

Par l’exercice de ce droit, vous pouvez demander que les données que vous avez fournies vous soient restituées ou soient transférées directement à un tiers dans un format accessible. Ce droit peut toutefois éventuellement être limité par l’exercice d’un principe de proportionnalité spécifique.

5.8. Droit au refus du traitement automatisé des données

Par l’exercice de ce droit, vous pouvez déclarer que vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel fassent l’objet de processus et traitements de données totalement automatisés sans intervention humaine.

5.9. Droit de retrait du consentement

Par l’exercice de ce droit, vous pouvez retirer à tout moment un consentement donné précédemment. Il sera alors mis fin à tout traitement.

Le retrait de consentement n’affecte pas le caractère licite de la lettre de Missions et/ou du Mandat.

Article 6 – Réclamation

En cas de réclamation ou question, n’hésitez pas à contacter la DPO L.G. & Associates – Christina Adam – par courrier à l’adresse : Avenue Reine Marie-Henriette, 29 à 1190 Bruxelles

Et/ou par courriel :

Nous y répondrons dans les meilleurs délais, et au plus tard un (1) mois après réception de la demande.

Conformément à l’article 77 du RGPD, vous pouvez également vous adresser ou déposer une plainte auprès de l’Autorité de la protection des données belge à l’adresse suivante :

1000, Bruxelles – Rue de la presse, 35 Téléphone : +32 2 274 48 00

Ou via leur site internet : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte

Par la présente, je donne mon consentement explicite à LG pour le traitement de mes données à caractère personnel.

(Lu et approuvé)

SignerName

SignerQuality

SignHere1 SignHere2 SignHere3

[1] Telles que la race, l’origine ethnique, les données sur la santé, les données concernant l’orientation sexuelle…